1. PREAMBULE

Het doel van dit privacybeleid (het "Beleid") is om betrokkenen informatie te verstrekken met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens en vereist door de toepasselijke regelgeving en in het bijzonder door Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“AVG”).

Het beleid kan worden gewijzigd om te voldoen aan wijzigingen in de toepasselijke regelgeving. Het is laatstelijk gewijzigd op 21 december 2021.

2. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE(N)

De vennoten van de feitelijke vereniging LEGACITY, met zetel te Louizalaan 65, 1050 Brussel (KBO BTW BE 0552.761.428), en/of, in voorkomend geval, de advocaat die lid is van de vereniging LEGACITY en die een zaak behandelt, zijn gezamenlijk of individueel verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (hierna gezamenlijk of individueel "LEGACITY" genoemd).

LEGACITY kan per post worden bereikt op bovenstaand adres of per e-mail op het volgende adres: info@legacity.eu. 

3. VERWERKTE GEGEVENS

LEGACITY verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, burgerlijke staat, geboortedatum, adres, werkgever, titel, telefoonnummer en e-mailadres, nationaal registratienummer en ondernemingsnummer;
• identiteitsdocumenten;
• bankgegevens;
• alle andere persoonsgegevens die door de betrokkene zijn verstrekt;
• in uitzonderlijke gevallen, persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te kunnen identificeren, gegevens die de gezondheid betreffen of gegevens betreffende het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon, alsook gegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen (hierna "gevoelige gegevens" genoemd).

4. BRON VAN DE GEGEVENS

Persoonsgegevens worden aan LEGACITY hoofdzakelijk verstrekt via :

• de betrokkene ;
• elke derde die tussenkomt of betrokken is bij een door LEGACITY behandelde zaak, met name de cliënt, de wederpartij of haar raadsman, de rechtbanken, gerechtsdeurwaarders of notarissen, de belasting- of socialezekerheidsinstanties, enz;
• openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en zijn bijlagen en de Nationale Bank van België (Balanscentrale), enz;
• het Rijksregister.

5. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING EN RECHTSGRONDSLAG

De door LEGACITY uitgevoerde verwerking heeft de volgende doeleinden (hierna de "doeleinden"):

• Opzetten en beheren van de contractuele relatie met de klant (beheer van de verzoeken om tussenkomst, opstellen van de offertes voor tussenkomst, controle op belangenconflicten, uitvoeren van de toevertrouwde opdrachten, opmaken en innen van de facturen, ...).

• LEGACITY verwerkt deze gegevens op basis van de noodzaak om de met de klant gesloten overeenkomst uit te voeren.

• Het beheer van de berichten die naar het algemene contactadres "info@legacity.eu" worden gestuurd en in het bijzonder van de sollicitaties.

• LEGACITY verwerkt deze gegevens op grond van het rechtmatige belang van LEGACITY om gevolg te geven aan aan haar gerichte berichten.

• Naleving van alle wettelijke verplichtingen, met name die welke voortvloeien uit de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

LEGACITY verwerkt deze gegevens op grond van de noodzaak een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen.

• Naleving van alle ethische verplichtingen die op LEGACITY en haar leden rusten.

• LEGACITY verwerkt deze gegevens op grond van het rechtmatige belang van LEGACITY-leden om aan hun professionele verplichtingen te voldoen.

• Behoud van documenten en modellen.

Na de archivering van het dossier van de betrokkene worden bepaalde documenten voor interne documentaire doeleinden bewaard. De bewaarde documenten zijn met name de volgende: modellen van processtukken, standaardbrieven, contracten, raadplegingen, rechterlijke beslissingen, enz.

LEGACITY verwerkt deze gegevens op grond van het rechtmatige belang van LEGACITY om zijn knowhow intern te bewaren en door te geven en om zijn diensten voortdurend te verbeteren.

• Elk ander doel waarmee de betrokkene uitdrukkelijk heeft ingestemd.

LEGACITY verwerkt deze gegevens op basis van de toestemming van de betrokkene, die vrij is om persoonsgegevens te verstrekken en het recht heeft om zijn of haar toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking van de toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking tot aan de intrekking.

Wanneer LEGACITY bij wijze van uitzondering Gevoelige gegevens moet verwerken, moet de verwerking voldoen aan een van de volgende voorwaarden:

• de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van deze gegevens;
• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de verplichtingen en de uitoefening van de rechten die de voor de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene specifiek toekomen op het gebied van het arbeidsrecht, de socialezekerheidsrecht en de socialebeschermingsrecht;
• de verwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon wanneer de betrokkene lichamelijk of juridisch niet in staat is om toestemming te geven ;
• de verwerking wordt verricht in het kader van hun legitieme activiteiten en met passende waarborgen omkleed door een stichting, een vereniging of een ander lichaam zonder winstoogmerk met een politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of syndicaal doel;
• de verwerking betrekking heeft op gegevens die duidelijk openbaar zijn gemaakt door de betrokkene of wanneer rechterlijke instanties in hun hoedanigheid van rechter optreden;
• de verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte of wanneer de rechter in zijn hoedanigheid van rechter optreedt;
• de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang;
• de verwerking is noodzakelijk met het oog op de doeleinden van preventieve geneeskunde of arbeidsgeneeskunde, de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer, medische diagnose, gezondheids- of sociale zorg, of het beheer van stelsels en diensten voor gezondheids- of sociale zorg;
• de verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid;
• de verwerking is noodzakelijk voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden.

6. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS

Persoonsgegevens zijn, in voorkomend geval, uitsluitend bestemd voor:

• de advocaten van LEGACITY, hun verwerkers (interne en externe medewerkers, stagiaires, enz.) en de personeelsleden van LEGACITY;

• aan andere externe dienstverleners voor de uitvoering van bepaalde specifieke taken of opdrachten (externe informaticadienst, printerbeheerder, sociaal secretariaat, notaris, boekhouder, gerechtsdeurwaarder, ...);

• aan iedere wettelijk bevoegde autoriteit wanneer dit noodzakelijk is om LEGACITY in staat te stellen haar wettelijke of ethische verplichtingen na te komen of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten;

• aan derden die naar behoren dienen tussen te komen of te worden betrokken bij een door LEGACITY behandelde zaak, met name de wederpartij of haar raadsman, de rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, notarissen, de belastingdienst of de socialezekerheidsinstanties, elke naar behoren gemachtigde autoriteit of entiteit, enz;

• aan cliënten en/of betrokkenen.

De mededeling van deze gegevens aan voornoemde personen moet onder alle omstandigheden beperkt blijven tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de doeleinden.

LEGACITY zal alleen gegevens doorgeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte wanneer dit land een passend beschermingsniveau waarborgt of wanneer LEGACITY passende garanties heeft geboden in de zin van de AVG.

7. OPSLAG EN ARCHIVERING

Hoe lang persoonsgegevens worden bewaard, hangt af van het doel waarvoor ze worden verwerkt en van de wettelijke verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren:

Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard met het oog op de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtvordering en totdat alle rechtsmiddelen zijn uitgeput.

Persoonsgegevens worden tussentijds opgeslagen wanneer zij hun doel hebben bereikt, maar moeten wel gedurende de hierboven vermelde termijnen worden bewaard.

Intermediaire archivering houdt in dat de aldus gearchiveerde gegevens slechts uitzonderlijk, stipt en met een reden kunnen worden geraadpleegd door specifiek gemachtigde personen die er uit hoofde van hun functie en hun opdracht belang bij hebben er kennis van te nemen.

Na afloop van de bovengenoemde opslagperioden worden de gegevens geanonimiseerd of gewist.

8. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

De betrokkene kan de in dit artikel opgesomde rechten uitoefenen door gebruik te maken van dit formulier en het toe te zenden aan de in artikel 2 vermelde contactgegevens.

De uitoefening van deze rechten is kosteloos, behalve wanneer de verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name omdat zij steeds opnieuw worden gedaan. In het laatste geval kan LEGACITY de betaling verlangen van een redelijke vergoeding waarin de administratieve kosten in verband met deze verzoeken zijn verdisconteerd, of weigeren aan deze verzoeken te voldoen.

Wanneer LEGACITY gegronde twijfel heeft omtrent de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan zij verzoeken om aanvullende informatie die nodig is om de identiteit van de betrokkene te bevestigen.

8.1. Recht van toegang

De betrokkene heeft het recht van LEGACITY bevestiging te krijgen of zijn/haar persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, zo ja, toegang tot deze persoonsgegevens, alsmede de volgende informatie:

• de doeleinden van de verwerking ;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens;
• indien mogelijk, de beoogde periode van opslag van de persoonsgegevens, of indien dit niet mogelijk is, de criteria die zijn gebruikt om deze periode te bepalen;
• het bestaan van het recht te verzoeken om rectificatie of wissing van persoonsgegevens, of om beperking van de verwerking, dan wel het recht, in voorkomend geval, om tegen een dergelijke verwerking bezwaar te maken;
• het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zijn verkregen, informatie over de bron van de gegevens;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en, ten minste in die gevallen, relevante informatie over de onderliggende logica en de betekenis en de beoogde gevolgen van een dergelijke verwerking voor de betrokkene.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of aan een internationale organisatie, heeft de betrokkene recht op informatie over de passende waarborgen.

LEGACITY verstrekt een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. LEGACITY mag voor extra kopieën die door de betrokkene worden aangevraagd, een redelijke vergoeding vragen op basis van de administratieve kosten. Wanneer de betrokkene zijn verzoek langs elektronische weg indient, wordt de informatie verstrekt in een algemeen gebruikte elektronische vorm, tenzij de betrokkene anders verzoekt. Het recht om een kopie te verkrijgen laat de rechten en vrijheden van anderen onverlet.

8.2. Rectificatie

De betrokkene heeft het recht te allen tijde om rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te verzoeken.

8.3. Gegevenswissing

De betrokkene heeft het recht te verlangen dat de hem betreffende persoonsgegevens worden gewist en LEGACITY is verplicht deze persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te wissen wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt;
• de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking is gebaseerd in en er is geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking;
• de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig artikel 8, lid 7, van het beleid;
• de persoonsgegevens op onwettige wijze zijn verwerkt;
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan LEGACITY is onderworpen.

Wanneer LEGACITY de persoonsgegevens openbaar heeft gemaakt en deze moet wissen, zal LEGACITY, rekening houdend met de beschikbare technologieën en de kosten van tenuitvoerlegging, redelijke maatregelen treffen, met inbegrip van technische maatregelen, om de voor de verwerking verantwoordelijken die de persoonsgegevens verwerken ervan in kennis te stellen dat de betrokkene heeft verzocht om verwijdering door deze voor de verwerking verantwoordelijken van iedere koppeling naar de persoonsgegevens, of van iedere kopie of reproductie daarvan.

De voorgaande alinea is echter niet van toepassing voorzover deze verwerking noodzakelijk is voor :

• om het recht op vrije meningsuiting en informatie uit te oefenen;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan LEGACITY is onderworpen;
• om wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

8.4. Recht op beperking van de verwerking

Eenieder heeft het recht te verzoeken om beperking van de verwerking wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:

• De juistheid van de persoonsgegevens wordt door de betrokkene betwist, gedurende een periode die LEGACITY in staat stelt de juistheid van de gegevens te verifiëren;
• De verwerking is onwettig en de betrokkene maakt bezwaar tegen het wissen van de gegevens en eist in plaats daarvan de beperking van het gebruik ervan;
• De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking, maar zijn nog wel noodzakelijk voor de betrokkene om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• Wanneer de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en zijn verzoek door LEGACITY in behandeling is genomen.

Wanneer de verwerking is beperkt, mogen de gegevens, met uitzondering van de opslag ervan, alleen worden verwerkt met toestemming van de betrokkene, of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte, of voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om zwaarwegende redenen van algemeen belang.

De betrokkene die de beperking van de verwerking heeft verkregen, zal door LEGACITY op de hoogte worden gebracht voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

8.5. Kennisgevingsplicht betreffende de rectificatie of uitwissing van gegevens of de beperking van de verwerking

LEGACITY zal elke ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis stellen van elke correctie of verwijdering van persoonsgegevens of elke beperking van de verwerking die overeenkomstig het beleid is uitgevoerd, tenzij een dergelijke kennisgeving onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vergt. LEGACITY zal de betrokkene desgevraagd informatie verstrekken over deze ontvangers.

8.6. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Mits geen inbreuk wordt gemaakt op de rechten en vrijheden van derden, heeft de betrokkene het recht de hem betreffende persoonsgegevens die hij aan LEGACITY heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en heeft hij het recht deze gegevens zonder tussenkomst van LEGACITY aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking over te dragen, wanneer:

• de verwerking is gebaseerd op de toestemming van de betrokkene of op een overeenkomst; en
• de verwerking wordt uitgevoerd door middel van geautomatiseerde processen.

Wanneer de betrokkene zijn recht op gegevensoverdraagbaarheid uitoefent, heeft hij het recht zijn persoonsgegevens rechtstreeks door LEGACITY aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke te laten overdragen, voor zover dit technisch mogelijk is.

De uitoefening van het recht op overdraagbaarheid laat het recht op wissing onverlet.

8.7. Recht van bezwaar

De betrokkene heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in een van de volgende gevallen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van LEGACITY, waaronder profilering, op gronden die verband houden met de bijzondere situatie van de betrokkene;
• Wanneer de verwerking wordt uitgevoerd voor doeleinden van klantenwerving;
• In dat geval wordt de verwerking waartegen bezwaar wordt gemaakt, beëindigd.
• In het eerste geval kan LEGACITY de persoonsgegevens van de persoon die bezwaar maakt tegen de verwerking, blijven verwerken indien zij een van de volgende situaties kan aantonen:
• Het bestaan van legitieme en dwingende redenen voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen en de rechten en vrijheden van de betrokkene;
• De noodzaak van de verwerking voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

8.8 Geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

De betrokkene heeft in beginsel het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem in aanmerkelijke mate treft, tenzij het besluit :

• noodzakelijk is voor de sluiting of uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en LEGACITY;
• is toegestaan op grond van de regelgeving waaraan LEGACITY is onderworpen en die tevens voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en de legitieme belangen van de betrokkene; of
• is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

LEGACITY neemt echter geen besluiten die uitsluitend (zonder menselijke tussenkomst) op geautomatiseerde verwerkingen zijn gebaseerd.

9. KLACHTEN

Elke betrokkene heeft het recht een verzoek of klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Een formulier is beschikbaar op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.

De klacht moet dan worden toegezonden:

• of per e-mail: contact@apd-gba.be;
• of per post naar het volgende adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.