1. PREAMBULE

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet de fournir aux personnes concernées les informations relatives au traitement de leurs données à caractère personnel et requises par la réglementation applicable et notamment par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »).
La Politique pourra faire l’objet de modifications afin de se conformer aux évolutions de la réglementation applicable. Elle a été modifiée pour la dernière fois le 21 décembre 2021.

2. IDENTITE ET COORDONNEES DU/DES RESPONSABLE(S) DE TRAITEMENT

Les associés de l’association de fait LEGACITY, dont le siège est établi avenue Louise 65, 1050 Bruxelles (BCE TVA BE 0552.761.428), et/ou, le cas échéant, l’avocat membre de l’association LEGACITY qui prend en charge un dossier, sont responsables conjointement ou non du traitement de vos données à caractère personnel (ci-après conjointement ou individuellement « LEGACITY »).
LEGACITY peut être contactée par courrier à l’adresse susvisée ou par courriel à l’adresse suivante : info@legacity.eu.

3. DONNEES TRAITEES

LEGACITY traite les données à caractère personnel suivantes :

• les données d'identification, telles que le nom et prénom, l’état civil, la date de naissance, l’adresse, l’employeur, le titre, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, le numéro de registre national et le numéro d’entreprise ;
• les documents d’identité ;
• les informations bancaires ;
• toute autre donnée personnelle communiquée par la personne concernée ;
• dans des cas exceptionnels, les données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, les données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique ainsi que les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes (ci-après les « Données Sensibles »).

4. PROVENANCE DES DONNEES

Les données à caractère personnel sont communiquées à LEGACITY principalement via :

• la personne concernée ;
• tout tiers amené à intervenir ou à être impliqué dans un dossier traité par LEGACITY, notamment le client, la partie adverse ou son conseil, les juridictions, les huissiers de justice ou les notaires, l’administration fiscale ou sociale, etc.;
• des sources publiques telles que la Banque-Carrefour des entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des bilans), etc. ;
• le Registre national.

5. FINALITES DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE

Les traitements mis en œuvre par LEGACITY répondent aux finalités suivantes (ci-après les « Finalités ») :

• L’établissement et la gestion de la relation contractuelle avec le client (gestion des demandes d’intervention, élaboration d’offres d’intervention, vérification des conflits d’intérêts, exécution des missions confiées, émission et recouvrement des factures, etc.).

LEGACITY traite ces données sur base de la nécessité d'exécuter le contrat conclu avec le client. 

• La gestion des messages envoyés sur l’adresse générale de contact « info@legacity.eu » et notamment des candidatures.

LEGACITY traite ces données sur base de l'intérêt légitime de LEGACITY à assurer le suivi des messages qui lui sont adressés.

Le respect de toutes les obligations légales, notamment celles découlant de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
LEGACITY traite ces données sur base de la nécessité de respecter une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.
Le respect de toutes les obligations déontologiques qui reposent sur LEGACITY et ses membres.
LEGACITY traite ces données sur base de l'intérêt légitime des membres de LEGACITY à se conformer à leurs obligations professionnelles.

• La conservation de documents et modèles.
  Après l’archivage du dossier de la personne concernée, certains documents sont conservés à des fins documentaires internes. Les documents conservés sont notamment les suivants : modèles d’actes de procédure, courriers-types, contrats, consultations, décisions judiciaires, etc.
  LEGACITY traite ces données sur la base de l'intérêt légitime de LEGACITY à conserver et transmettre son savoir-faire en interne et améliorer continuellement ses services.

• Toute autre finalité à laquelle la personne concernée a expressément consenti.

LEGACITY traite ces données sur base du consentement de la personne concernée qui est libre de fournir des données personnelles et a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement jusqu’au retrait.

Lorsque LEGACITY est exceptionnellement amenée à traiter des Données Sensibles, leur traitement doit répondre à l’une des conditions suivantes :

• la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ces données ;
• le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale ;
• le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique, dans le cas où la personne concernée se trouve dans l'incapacité physique ou juridique de donner son consentement;
• le traitement est effectué, dans le cadre de leurs activités légitimes et moyennant les garanties appropriées, par une fondation, une association ou tout autre organisme à but non lucratif et poursuivant une finalité politique, philosophique, religieuse ou syndicale ;
• le traitement porte sur des données qui sont manifestement rendues publiques par la personne concernée ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle;
• le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice ou chaque fois que les juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ;
• le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important ;
• le traitement est nécessaire aux fins de la médecine préventive ou de la médecine du travail, de l'appréciation de la capacité de travail du travailleur, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins de santé ou de protection sociale ;
• le traitement est nécessaire pour des motifs d'intérêt public dans le domaine de la santé publique ;
• le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
  
  6. DESTINATAIRES DES DONNEES

Les données à caractère personnel sont exclusivement destinées, le cas échéant :

• aux avocats de LEGACITY, à leurs sous-traitants (collaborateurs internes et externes, avocats-stagiaires, etc.) et aux membres du personnel de LEGACITY;
• à d’autres prestataires de services externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou missions spécifiques (service informatique externe, gestionnaire d’imprimante, secrétariat social, notaire, comptable, huissier de justice, etc.) ;
• à toute autorité légalement habilitée lorsque cela est nécessaire pour permettre à LEGACITY de respecter ses obligations légales ou déontologiques ou lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
• aux tiers dûment amenés à intervenir ou à être impliqués dans un dossier traité par LEGACITY, notamment la partie adverse ou son conseil, les juridictions, les huissiers de justice, les notaires, l’administration fiscale ou sociale, toute autorité ou entité dûment habilitée, etc. ;
• aux clients et/ou aux personnes concernées.

La communication de ces données aux personnes précitées doit, en toutes circonstances, être limitée aux données strictement nécessaires pour atteindre les Finalités.
LEGACITY n'opère de transfert de données vers un pays en dehors de l’espace économique européen que lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat ou lorsque LEGACITY a prévu des garanties appropriées au sens du RGPD.


7. CONSERVATION ET ARCHIVAGE

La durée de conservation des données à caractère personnel varie selon la Finalité de leur traitement et les obligations légales de conserver certaines données :

Certaines données peuvent être conservées pour des durées plus longues en vue de la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice et jusqu’à épuisement des voies de recours.

Les données personnelles font l’objet d’un archivage intermédiaire lorsqu’elles ont rempli leur Finalité mais doivent être conservées pour les délais susvisés.
L’archivage intermédiaire signifie que les données ainsi archivées ne peuvent être consultées que de manière exceptionnelle, ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées qui ont un intérêt à en prendre connaissance en raison de leur fonction et de leur mission.
A l’expiration des délais de conservation susvisés, les données sont soit anonymisées, soit supprimées.

8. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

La personne concernée peut exercer les droits qui sont énumérés au présent article en utilisant ce formulaire et en l’adressant aux coordonnées indiquées à l’article 2.

L’exercice de ces droits se fait de façon gratuite sauf lorsque les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif. Dans ce dernier cas, LEGACITY peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs liés à ces demandes ou refuser d’y donner suite.

Lorsque LEGACITY a des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne formulant sa demande, elle peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée.

8.1. Droit d’accès

La personne concernée a le droit d’obtenir de LEGACITY la confirmation que ses données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée, ou lorsque cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement, ou du droit, le cas échéant, de s’opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ;
• lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information quant à leur source ;
• l’existence d’une prise décision automatisée, y compris le profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, la personne concernée a le droit d'être informée des garanties appropriées.

LEGACITY fournit une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. LEGACITY peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée. Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu'il en soit autrement. Le droit d’obtenir une copie ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.

8.2. Rectification

La personne concernée a le droit de demander, à tout moment, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes ou incomplètes.

8.3. Effacement

La personne concernée a le droit d’obtenir l’effacement de données à caractère personnel la concernant et LEGACITY a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière;
• la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement;
• la personne concernée s’oppose au traitement conformément à l’article 8.7. de la Politique;
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite;
• les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle LEGACITY est soumise.

Lorsque LEGACITY a rendu publiques les données à caractère personnel et qu'elle est tenue de les effacer, LEGACITY, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, prend des mesures raisonnables, y compris d'ordre technique, pour informer les responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que la personne concernée a demandé l'effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.
Le paragraphe précédent ne s’applique toutefois pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire :

• à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information;
  pour respecter une obligation légale à laquelle LEGACITY est soumise;
• à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

8.4. Droit à la limitation du traitement

Toute personne a le droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

• L’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant à LEGACITY de vérifier l’exactitude des données ;
• Le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
• Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• Lorsque la personne concernée s'est opposée au traitement et que sa demande est examinée par LEGACITY.
• Lorsque le traitement a été limité, ces données ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public.

La personne concernée qui a obtenu la limitation du traitement est informée par LEGACITY avant que la limitation du traitement ne soit levée.

8.5. Obligation de notification en ce qui concerne la rectification ou l’effacement des données ou la limitation du traitement

LEGACITY notifie à chaque destinataire auquel des données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification ou tout effacement de données à caractère personnel ou toute limitation du traitement effectué conformément à la Politique, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

LEGACITY fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

8.6. Droit à la portabilité des données

A condition de ne pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, la personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant qu’elle a fournies à LEGACITY, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que LEGACITY y fasse obstacle, lorsque :

• le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée ou sur un contrat;
• le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Lorsque la personne concernée exerce son droit à la portabilité des données, elle a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement de LEGACITY à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

L’exercice du droit à la portabilité s’entend sans préjudice du droit à l’effacement.

8.7. Droit d'opposition

La personne concernée a le droit de s’opposer, à tout moment, au traitement de ses données à caractère personnel dans l’un des cas suivants :

• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par LEGACITY, y compris le profilage, pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne concernée ;
• Lorsque le traitement est réalisé à des fins de prospection, il sera alors mis fin au traitement faisant l’objet d’une opposition.

Dans la première hypothèse, LEGACITY pourra toutefois éventuellement continuer à traiter les données à caractère personnel de la personne qui s’oppose au traitement si elle parvient à démontrer notamment l’une des situations suivantes :

• L’existence de motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée ;
• La nécessité du traitement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

8.8 Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

La personne concernée a, en principe, le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire, sauf lorsque la décision :

• est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre la personne concernée et LEGACITY ;
• est autorisée par la réglementation à laquelle LEGACITY est soumise et qui prévoit également des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés et des intérêts légitimes de la personne concernée ; ou
• est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée.

LEGACITY ne prend toutefois pas de décision fondée exclusivement (sans intervention humaine) sur un traitement automatisé.

9. RECLAMATION

Toute personne concernée a le droit d’introduire une demande ou une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD).

Un formulaire est disponible sur le site internet de l’APD : https://www.autoriteprotectiondonnees.be. La réclamation devra ensuite être envoyée :

• soit par email : contact@apd-gba.be;
• soit par courrier postal à l’adresse suivante:  Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.